Archives départementales de Savoie
Base de données

Questions les plus fréquentes

1 - Les fonds d'archives
11 - Qu'est-ce ?
12 - Comment les retrouver ?
13 - Pourquoi certains producteurs n'ont pas de fonds d'archives correspondant ?
14 - Tous les fonds correspondant à un producteur sont-ils dans la base ?
15 - Comment trouver l'historique d'un producteur ou d'un fonds ?

2 - Les articles
21 - Qu'est-ce ?
22 - J'ai beaucoup trop d'articles en réponse à une question, que faire ?
23 - Tous les articles qui répondent à ma question ont la même description, pourquoi ?

3 - Les lieux
31 - Je ne peux pas saisir un nom de lieu dans le champ prévu. Pourquoi ?
32 - Comment choisir dans la liste des noms de lieux ?
33 - Comment fonctionne la recherche sur les lieux ?
34 - Je veux changer de lieu recherché ou rechercher sans préciser le lieu

4 - Les dates

5 - La recherche "Etat-civil"

6 - Communicabilité.
61 - Qu'est-ce ?
62 - Comment consulter les documents ?

7 - Un peu de technique
71 - Comment est réalisée cette base de données ?
72 - Comment récupérer les résultats de recherche.
73 - Renseignements éditeur

1 - Les fonds d'archives
11 - Qu'est-ce ?
Un fonds d'archives est l'ensemble des documents produits ou reçus par un organisme ou une personne, qui en est donc le responsable et les a remis aux archives. Cet organisme ou cette personne sont dénommés "producteurs" dans notre base de données. Un fond d'archives est donc défini par son producteur mais peut comporter des documents produits par d'autres. Il ne faut pas confondre producteur d'un fond d'archives et auteur d'un document.
Exemples de producteurs:
- Chancellerie épiscopale = organisme du diocèse qui a déposé les copies de registres paroissiaux.
- Notaires = désigne l'ensemble des fonds versés par les notaires, et qu'il n'a pas été possible dans l'immédiat de décrire notaire par notaire.
- Préfecture de la Savoie = désigne le producteur des fonds qu'il n'a pas été possible de rattacher à un bureau précis de la Préfecture. Pour les autres fonds, chercher au nom précis du bureau.

Un fond d'archives est constitué de documents, eux-mêmes regroupés en articles.

Notre base de données recense tous les fonds d'archives conservés aux Archives départementales de la Savoie, dès lors qu'il existe au moins un repérage sommaire des articles et une cote qui permet de les donner en consultation. Quelques fonds d'archives mal identifiés et dépourvus d'inventaire ont dû malheureusement être écartés.

12 - Comment les retrouver ?
Vous pouvez trouver un fonds d'archives de trois manières:

Première méthode: consultez la liste des producteurs d'archives, puis cliquez sur le bouton "Fonds d'archives correspondant".
Pour consulter la liste des producteurs, choisissez une initiale, puis naviguez dans les différents liens.
Lien Dépend de: désigne un organisme supérieur dans la hiérarchie des administrations ou institutions.
Lien Se compose de: désigne les organismes inférieurs dans la hiérarchie des administrations ou institutions.
Lien A généré: désigne l'organisme qui a hérité des attributions d'une autre institution.
Lien Provient de: désigne l'organisme qui a donné naissance à une autre institution.
Lien Service versant: désigne un organisme qui a remis des archives dont il n'est pas le producteur.

Seconde méthode: interrogez le moteur de recherche.
ATTENTION: choisissez le bouton "Fonds d'archives", sinon par défaut le moteur de recherche interroge directement les articles.
Le moteur de recherche interroge tous les termes indiqués qui doivent se trouver dans la notice répondant à la question.
Inutile d'ajouter ET. Le moteur de recherche n'accepte pas d'opérateurs de recherche, en revanche il utilise un certain nombre d'équivalences automatiques. Vous pouvez également saisir une expression entre crochets pour la rechercher ex. "château de Chambéry"...

Troisième méthode: après avoir repéré un article , cliquez sur le bouton "Fonds d'archives correspondant".

13 - Pourquoi certains producteurs n'ont pas de fonds d'archives correspondant ?
Quand un producteur d'archives n'a pas de fonds d'archives directement rattaché (bouton "Fonds d'archives correspondant"), c'est que les archives sont en fait rattachés aux services ou organismes dépendant de ce producteur. Cliquez sur les différents services pour voir les fonds d'archives correspondant.

14 - Tous les fonds correspondant à un producteur sont-ils dans la base ?
Notre base de données recense tous les fonds d'archives conservés aux Archives départementales de la Savoie, dès lors qu'il existe au moins un repérage sommaire des articles et une cote qui permet de les donner en consultation. Certains fonds d'archives mal identifiés et dépourvus d'inventaire ont dû malheureusement être écartés.

15 - Comment trouver l'historique d'un producteur ou d'un fonds ?
Quand vous sélectionnez un producteur d'archives, une très courte notice vous renseigne, quand elle a été rédigée, sur ses dates et lieux d'existence. Pour obtenir plus de détails, le cas échéant, vous pouvez consulter la note sur le contenu qui figure dans le descriptif de certains fonds d'archives. Ces notes sont complétées et augmentées régulièrement, en priorité pour les fonds d'archives qui n'en comportent pas encore.

2 - Les articles
21 - Qu'est-ce ?
Un article est un ensemble de documents ou un document isolé, qui fait l'objet d'une description dans notre base de données, qui est identifié par une cote et qui peut être consulté. Tous les articles sont rattachés à un fonds d'archives.

En mars 2005, notre base de données décrit environ 120 000 articles sur les 350 000 qui composent les fonds et collections des Archives départementales de Savoie.

La description d'un article est une analyse ou un résumé plus ou moins précis et détaillé du contenu des documents qui composent cet article. Cette description a été faite selon des normes variables dans le temps et variables également selon la nature des documents décrits.

Le seul objet de cette description est de vous permettre de retrouver un article susceptible de vous intéresser et d'en demander le cas échéant consultation. En aucun cas il ne s'agit d'une garantie sur les informations contenues dans les documents. De même, les Archives départementales de Savoie ne sont pas en mesure de garantir que les descriptions des articles sont complètes, fidèles et exhaustives. Notre choix est de mettre à votre disposition le plus d'informations possible pour faciliter vos recherches. Ce choix implique d'accepter dans certains cas un manque de précision ou de qualité des descriptions.

22 - J'ai beaucoup trop d'articles en réponse à une question, que faire ?
Dans le moteur de recherche, apportez des précisions supplémentaires en ajoutant des mots-clés et surtout des dates et des lieux.
Si le nombre d'articles est toujours trop important, essayez de sélectionner le fonds d'archives correspondant et de parcourir les articles qui le composent.
Enfin, consultez les inventaires traditionnels disponibles en téléchargement sur notre site.
Malgré tout, dans certains cas vous ne pourrez pas limiter le nombre d'articles. Dans trop de cas, la description des archives manque de précision: ce sont en effet plus de 350 000 articles qui doivent être peu à peu analysés. Nous avons choisi de présenter le plus possible d'articles, au détriment du détail de description.

23 - Tous les articles qui répondent à ma question ont la même description, pourquoi ?
Le fonds correspondant à ces articles est un fonds d'archives versé par une administration contemporaine avec des inventaires manuscrits ou difficiles à intégrer à notre base de données. Nous avons malgré tout choisi de vous donner le mieux possible les informations dont nous disposons, plutôt que de laisser de côté ces documents. Donc reportez-vous au descriptif du fonds d'archives.

Pour la consultation des documents, le président de la salle de lecture essaiera de vous guider. Il est également possible, quand un descriptif manque de précision, de procéder par sondage et de consulter quelques articles pour mieux cerner s'ils contiennent les informations recherchées.

3 - Les lieux
31 - Je ne peux pas saisir un nom de lieu dans le champ prévu. Pourquoi ?
L'orthographe des noms de lieux varie beaucoup aussi bien dans la façon d'écrire que dans le temps et dans la définition même des circonscriptions administratives désignées sous un même nom. Nous vous proposons donc uniquement une recherche des lieux par un Guide.

32 - Comment choisir dans la liste des noms de lieux ?
Cliquez sur GUIDE puis saisissez le début du nom de lieu recherché. La base de données vous propose une liste de lieux commençant par cette initiale, avec quelques explications historiques. Choisissez le lieu qui vous intéresse.

ATTENTION, distinguez bien les circonscriptions: arrondissement, commune, lieu-dit. Les communes sont celles existant actuellement, un petit historique précise le cas échéant les évolutions.

33 - Comment fonctionne la recherche sur les lieux ?
La base de données interroge les lieux indexés dans le champ spécifique "lieux", puis étend la recherche au descriptif des articles. Les Archives départementales de Savoie ont pour ambition d'alimenter peu à peu ce thésaurus des lieux situés en Savoie, pour améliorer les recherches. Dans l'immédiat, le thésaurus recense principalement les communes.

34 - Je veux changer de lieu recherché ou rechercher sans préciser de lieu.
Sur l'écran du moteur de recherche, cliquez sur le bouton "Effacer le lieu". Le cas échéant, retourner au Guide pour choisir un autre lieu.

4 - Les dates
Il est fortement conseillé de renseigner au moins une des zones de date qui vous sont proposées, pour limiter le nombre de réponses. Saisissez uniquement l'année - sur quatre chiffres.
Réciproquement, si vous renseignez uniquement les dates, vous risquez un très grand nombre de réponses.

- Si vous saisissez une année AVANT et une année APRES, la base de données recherche toutes les années situées dans l'intervalle. Ce mode d'interrogation vous permet par exemple de sélectionner les documents du 18e siècle en indiquant AVANT 1800 et APRES 1701.
- Si vous saisissez une année EN, la base de données sélectionne tous les articles pour lesquels l'année recherchée est comprise dans l'intervalle entre l'année de début et l'année de fin (incluses). La recherche porte également sur les années mentionnées dans le titre de l'article. Par exemple si vous cherchez l'année EN 1942, tous les articles ayant année-début=1939 et année-fin=1945 répondront.
- Si vous saisissez seulement une année AVANT, la recherche porte sur les années antérieures à l'année indiquée. Ce mode d'interrogation vous permet par exemple de sélectionner les documents du Moyen-Age en indiquant 1492 ou 1500 dans cette zone.
- Si vous saisissez seulement une année APRES, la recherche porte sur les années postérieures à l'année indiquée. Ce mode d'interrogation vous permet par exemple de sélectionner les documents postérieurs au 18e siècle en indiquant 1801 dans cette zone.

5 - La recherche "Etat-civil"
Ce mode de recherche limite automatiquement vos questions aux "séries" d'archives 3E, 4E, 5E, c'est-à-dire aux collections de registres paroissiaux ou de registres d'état-civil (originaux et copies).

Sélectionnez la commune qui vous intéresse et l'intervalle de dates recherché.

Vous pouvez précisez éventuellement un type d'acte: ATTENTION, étant donné la diversité de composition des registres anciens, nous ne pouvons pas garantir qu'il n'y a pas dans un registre d'actes déterminés, quelques pages d'une autre catégorie.

De la même façon, le titre des registres décrit les principales lacunes des registres, nous ne pouvons garantir que les années "présentes" n'aient pas de lacune restée inaperçue.

6 - Communicabilité.
61 - Qu'est-ce ?
La communicabilité indiquée pour chaque article signifie que l'article est disponible sous forme d'original (communicabilité = communicable à tous), sinon que l'article est disponible sous forme de copie (communicabilité restreinte et cote à consulter indiquée). Quand aucune copie n'est indiquée, l'article n'est pas consultable au regard de la loi (Code du patrimoine), ou encore qu'il est trop fragile ou précieux, ou en trop mauvais état de conservation.

A NOTER: les précisions de communicabilité des archives dans cette base de données sont de simples indications générales. Il s'agit d'exceptions que nous avons pu identifier à la règle du droit d'accès aux archives publiques. Ces exceptions constituent autant de cas particuliers qui dépendent de la nature des documents, du producteur, de la date.

La mention d'une communicabilité restreinte ne vous enlève pas le droit de demander une consultation de ces documents et vous pourrez obtenir éventuellement une dérogation à la règle. Les Archives départementales sont en mesure de vous renseigner sur simple demande et de vous indiquer la procédure à suivre pour obtenir si nécessaire l'autorisation. Le délai maximal de réponse est de deux mois après votre demande d'autorisation.

62 - Comment consulter les documents ?
Les documents sont consultables aux Archives départementales de la Savoie, voyez nos horaires d'ouverture et les possibilités de réservation. Dans certains cas, vous pouvez acquérir des cédéroms reproduisant certains documents: consultez la rubrique "Publications". Depuis avril 2003, un nouveau service vous permet également de consulter les documents en ligne, principalement l'état-civil et les registres paroissiaux.

7 - Un peu de technique
71 - Comment est réalisée cette base de données ?
La base de données reprend peu à peu l'ensemble des inventaires, fichiers et répertoires disponibles aux Archives départementales de la Savoie, ainsi que les nouveaux inventaires et répertoires réalisés. Elle s'enrichit donc régulièrement, mais ne sera complète que dans plusieurs années. Les documents sont décrits dans un logiciel spécialisé pour la gestion d'archives (logiciel CLARA, de la société EVER).

La base de données CLARA est conforme aux normes de descriptions des archives (normes ISAG-G et ISAAR).

Une partie des informations ainsi produites est reformatée, simplifiée et transférée dans une base de données sur un serveur spécialisé dans la diffusion sur Internet. La mise à jour de la base de données en ligne est prévue en moyenne une fois par trimestre. Les exports de données sont compatibles avec les formats texte usuels, y compris les formats XML. Une version compatible avec la DTD-EAD (format XML spécialisé dans la description des archives) devrait être prochainement mise à votre disposition.

72 - Comment récupérer les résultats de recherche.
Vous avez le choix soit d'imprimer simplement un résultat de recherche soit de récupérer un fichier texte au format ZIP, à télécharger sur votre ordinateur. Une fois décompressé, ce fichier se présente sous forme de tableaux à présentation simple. Vous pouvez facilement arranger les colonnes (élargir, modifier l'emplacement, les polices de caractères) et même récupérer les données dans une base de données de votre choix ou dans une structure XML en remplaçant l'en-tête des colonnes par les balises adéquates.

Les Archives départementales de Savoie considèrent par ailleurs que les données d'inventaire d'archives sont des données "ouvertes", c'est-à-dire que leur citation ou leur interrogation à travers d'autres systèmes sont libres, à condition de citer la provenance et les auteurs (à défaut d'autre précision, Archives départementales de la Savoie).

De la même façon, vous pouvez librement récupérer les données et les utiliser en faisant référence à leur origine. Notez cependant que la publication, en particulier sur support papier ou sur d'autres sites Internet, des inventaires ou répertoires d'archives complets ou de résultats de recherche représentant une proportion significative de notre base de données, reste subordonnée à l'autorisation des Archives départementales de la Savoie.

73 - Renseignements éditeur.
Cette base de données est éditée par le Conseil général de la Savoie (Archives départementales de la Savoie), 244 quai de la Rize, 73 000 CHAMBERY. Tel 33-(0)4-79-70-87-70, mel ad@cg73.fr

Conformément aux recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), elle ne comporte aucun renseignement susceptible de porter atteinte à la vie privée des personnes. Il s'agit exclusivement d'une base d'inventaire indexant des documents d'archives, comparable à un fichier de bibliothèque. Il est possible que, dans le volume d'informations diffusées, certaines informations nominatives aient échappé à notre vigilance. Si vous estimez que certaines informations vous concernent, vous disposez sur simple demande d'un droit d'accès et de rectification.

Les développements informatiques et les données utilisés sont la propriété selon le cas de l'Assemblée des Pays de Savoie, du Conseil général de la Savoie (Archives départementales), de la société Archives Multimédia ou d'autres éditeurs de logiciels.