La collecte des archives

LA COLLECTE DES DOCUMENTS

Tout document susceptible d’intéresser l’histoire de la Haute-Savoie, quelque soit sa forme et son producteur, constitue une archive. Collecter les archives, c’est préparer l’histoire de demain.

L’archiviste collecte deux types d’archives : les archives publiques produites par les administrations, collectivités territoriales, les organismes chargés d’une mission de service public ou les notaires et les archives privées (entreprises, familles, syndicats, associations).

En savoir plus sur les archives communales

Les producteurs d’archives publiques ont pour obligation d’effectuer des versements aux Archives départementales selon une procédure bien définie : l’archiviste élabore tout d’abord pour le service une charte d’archivage qui permet de trier, au terme d’une durée d’utilité administrative, les archives destinées à être versées des archives promises à l’élimination.
Les versements arrivent à la direction des Archives accompagnées d’un bordereau de versement décrivant le contenu exact des dossiers et leurs dates. Ce bordereau sera à la disposition du chercheur en salle de lecture et lui permettra de demander communication des documents.
A la réception du versement, l’archiviste le contrôle, améliore le classement si besoin afin de le rendre plus accessible aux chercheurs et attribue à chaque boîte d’archives une cote en 3 éléments qui sert de numéro d’identification.

Les archives publiques de 1940 à aujourd’hui sont classées principalement dans la série W. Il ne reste ensuite au service administratif que les archives éliminables : il doit, avant de les détruire, rédiger un bordereau d’élimination que le directeur des Archives départementales doit contrôler et revêtir de son visa. Aucun document public ne peut être détruit sans le visa du directeur des Archives qui effectue dans le département le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur la gestion des archives par les administrations.

Les producteurs d’archives privées n’ont pas l’obligation de transmettre leurs papiers aux Archives départementales. Cependant, s'ils détiennent des documents concernant l'histoire du département, ils peuvent nous contacter. L’archiviste peut aussi prospecter et de prendre contact avec les producteurs afin de récolter les documents à valeur historique. La collecte des archives privées peut prendre trois aspects : le don, le legs ou le dépôt. Le dépôt fait l’objet d’un contrat entre la direction des Archives et le propriétaire des documents qui peut décider des modalités de communication des documents au public.

Pour résumer, bienvenue aux producteurs d’archives et n’hésitez pas à prendre contact avec nous !