CONSERVATION ET CONSULTATION

Les documents d'archives sont le plus souvent des originaux en unique exemplaire, fragiles en raison de leur ancienneté ou de leur support. Ce patrimoine nous est parvenu en traversant bien des vicissitudes (guerres, incendies, sinistres de toute sorte, déprédations humaines) ; nous avons le devoir de le transmettre dans le meilleur état de conservation aux générations futures. C'est pour cette raison que leur consultation s'exerce uniquement en salle de lecture, en respectant le règlement en vigueur.

Les archives doivent être manipulées avec soin et délicatesse, en tournant les pages ou en dépliant les feuilles. Ne pas plier les documents pour plus de commodité.

Les documents placés dans les cartons ne vous arrivent pas en vrac ; leur classement a demandé de nombreuses heures de travail aux archivistes. Ne dérangez sous aucun prétexte l'ordre des documents. Lorsque vous avez terminé de consulter un document et avant de le rendre à la banque de la salle de lecture, veillez à le ranger correctement dans sa boîte (ne pas faire dépasser de feuillets, ne pas trop resserrer les liens, mais veiller au bon maintien de la liasse).

Certains documents peuvent ne pas être accessibles, en raison de leur mauvais état, et en attendant que leur restauration soit effectuée. Dans certains cas, ils ont été microfilmés ( et bientôt numérisés) ; leur consultation se fait alors à l'aide d'appareils de lecture.
Certains fonds d'archives parmi les plus demandés feront l'objet, dans les années à venir, de plans de numérisation.

La conservation préventive

La bonne conservation du patrimoine passe d'abord par un conditionnement approprié des documents, de façon à les abriter de la poussière, de la lumière, et des variations climatiques, et de les protéger lors des manipulations, et par la reliure. C'est ce que l'on appelle la conservation préventive.
Certains documents, ainsi que les ouvrages de la bibliothèque historique du service, sont reliés par l'atelier des Archives (qui n'exécute aucune prestation pour l'extérieur).

La restauration des documents les plus abîmés et les plus importants est effectuée par des sociétés spécialisées. Ce sont des opérations très coûteuses. Aussi les documents une fois restaurés ne sont plus communicables en original, mais sous forme de microfilm ou de CD Rom.

LES LOCAUX DE CONSERVATION

Aux Archives départementales, la construction et l'équipement des locaux de conservation ont fait l'objet de beaucoup d'attention.
Construit selon les normes anti-sismiques, le bâtiment offre une capacité de stockage de 38 km linéaires au total : 26 km linéaires de rayonnages existent aujourd'hui. 28 magasins identiques abritent les documents, rangés sur des rayonnages fixes ou mobiles (montés sur rail)..
Grâce à l'épaisseur du béton et des revêtements isolants, l'inertie thermique est importante et permet de ne pas compter uniquement sur le système, très perfectionné, de climatisation. L'air qui circule dans les magasins est préparé à la bonne température et hygrométrie (18 à 20° C, 50 à 55% d'hygrométrie). D'autres locaux, réservés aux négatifs, diapositives, plaques de verres, ainsi qu'aux films et archives audiovisuelles, bénéficient des normes climatiques appropriées.
Enfin, les deux salles du cadastre, qui sont à la fois des lieux de conservation et de consultation, ainsi que la salle de lecture, sont aussi en ambiance contrôlée.