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CONSERVATION MATERIELLE DES ARCHIVES
Les Archives départementales de la Savoie ont
un rôle de conseil dans l'aménagement d'une salle d'archives.
Ne pas hésiter à les contacter.
1 - Ce qu'il ne faut pas faire
Les archives ne doivent pas être jetées au fonds d'un
vieux grenier ou d'une cave sous prétexte qu'il s'agit de vieux
papiers : quel que soit son age, un dossier communal reste un document
administratif qui peut avoir une utilité et dont le maire est
toujours responsable devant la loi.
Il ne faut pas installer la machine à café, le réfrigérateur,
les bouteilles de vin ou autres aliments, ainsi que les aspirateurs,
balais et produits d'entretien et autre matériel obsolète
dans le local des archives : c'est multiplier les risques de dégradations
par incendie, inondation ou vol.
2 - Quelques règles à respecter
Quelle que soit la taille de la mairie, il est toujours possible
de trouver un petit coin bien à l'abri pour installer quelques
étagères ou une armoire. Il suffit souvent de prendre
quelques précautions simples et de bon sens pour assurer santé
et longévité à ses archives.
Les archives n'aiment par l'eau. Les tenir éloigner
des points d'eau : lavabo, tuyauterie, caves inondables. En cas de
stockage sous les toits, vérifier l’étanchéité.
Elles craignent le feu. Les poser sur des étagères
métalliques. Acheter une armoire ignifugée. Eviter le
désordre qui favorise la propagation des incendies. Prévoir
un extincteur à proximité.
La lumière efface les encres. Mettre les archives
dans des boites et des volets aux fenêtres.
La poussière salit les documents et les rend illisibles.
En plus elle constitue une gêne pour le personnel. Choisir des
étagères faciles à dépoussiérer
(préférer le métal au bois), balayer les sols.
Mettre les archives dans des boîtes ou des cartons.
Les archives supportent mal de passer de +30° en été
à -20° en hiver. Il faut essayer de stabiliser les
écarts de température en aérant les locaux de
stockage régulièrement et en installant un chauffage.
Une VMC est la bienvenue dans les greniers.
Rien de pire que l'humidité pour détruire
les archives. On trouve dans le commerce des déshumidificateurs
efficaces. Mais il vaut mieux fuir les locaux humides comme les caves.
La salle d'archives reste fermée à clef, le public
ne doit pas y pénétrer
3 - Aménagement et équipement d'un local
d'archives
Tout projet de construction, d'extension ou d'aménagement
de bâtiment à usage d'archives ainsi que des projets
de travaux dans ces bâtiments doivent être signalés
au Préfet qui dispose d'un délai de deux mois pour faire
connaître son avis (C.G.C.T., art. R. 1421-6).
Tout dossier de demande de subvention, concernant
un projet d'aménagement incluant une salle d'archives, adressé
au Bureau des Collectivités Territoriales de la Savoie, est
transmis aux Archives départementales pour avis.
Les dimensions du local. Il n'y
a pas de règles, il faut prévoir le plus grand possible
évidemment. Une surface de 10 m2 permet de conserver environ
50 mètres d'archives.
Les planchers. Attention, le papier est un matériau
lourd, c’est pourquoi on doit prendre garde à la solidité
des planchers. En moyenne, la résistance des sols doit être
de 1 200 kg par m2 pour des étagères ordinaires.
Les rayonnages. Les étagères métalliques
sont plus simples d’entretien que le bois, plus résistantes
au feu et plus légères. Si elles sont modulables, elles
peuvent s’adapter aux dimensions des archives et éviter ainsi
les pertes de place. Chaque tablette de 1 m doit pouvoir supporter
au moins 60 kg de documents.
4 - Le conditionnement
Mettre les dossiers dans des boîtes ou des cartons.
Il existe sur le marché tout un éventail de conditionnement
de plus ou moins bonne qualité. Les Archives départementales
tiennent à la disposition des communes des listes de fournisseurs.
Pour les documents de grand format, on peut utiliser
des cartons à dessin, du papier kraft ou des rouleaux.
5 - La Reliure
Cette rubrique est en cours de réalisation
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