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REGLEMENTATION
1 - QU'EST-CE QUE LES ARCHIVES ?
Les archives ne sont pas uniquement de vieux papiers qui n'ont
plus d'utilité : quel que soit l'âge d'un document
(1 jour ou 500 ans) il doit être traité de la même
façon !
La loi du 3 janvier 1979 les définit comme "l'ensemble
des documents, quelle que soient leur date, leur forme et leur support
matériel, produits ou reçus par toute personne physique
ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé,
dans l'exercice de leur activité".
- Un document fait partie des archives dès sa création
par la collectivité.
- Les enregistrements, les bandes vidéo, les bandes magnétiques,
les disquettes, sont également des archives.
- Il faut distinguer les archives de la documentation (journaux,
périodiques, documents d'information) qui peut être
éliminée.
Les archives communales sont des documents publics, imprescriptibles
et inaliénables : elles font partie du domaine public de
la commune. Elles ne peuvent, en aucun cas, être aliénées
ni détruites sans autorisation de l'Etat (voir bordereau d'élimination).
Elles ne peuvent pas être confiées à un musée,
une personne privée ou une association.
Les archives doivent être conservées dans un bâtiment
public. C'est la garantie de leur intégrité et de
l'accès de chaque citoyen.
En cas de suppression d'une commune, les documents appartenant
à la commune qui disparaît doivent être versés
aux Archives départementales.
En cas de fusion de communes, il est indispensable de ne pas
mélanger les documents des communes antérieurs à
la fusion. Selon les cas, les archives seront rassemblées
dans les mêmes locaux ou conservées dans les anciennes
mairies. Prévenir rapidement le directeur des Archives départementales
qui aidera à résoudre toute difficulté éventuelle
Les documents de l'état civil ayant plus de cent cinquante
ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé
d'être en service depuis au moins trente ans et les autres documents
d'archives ayant plus de cent ans de date, conservés dans les
archives des communes de moins de deux mille habitants, sont obligatoirement
déposés aux Archives du département, sauf dérogation
accordée par le représentant de l'Etat dans le département
sur la demande du maire.
2 - ROLE ET RESPONSABILITÉ DU MAIRE
- Le Maire est responsable des archives de sa commune,
civilement et pénalement (art. 193 et 254 du Code Pénal)
Il doit les conserver :
- pour la gestion des affaires communales
- pour la justification des droits de la commune
- pour la sauvegarde de la mémoire de la commune
La responsabilité des maires s'est accrue depuis les années
1980. Aujourd'hui, les archives communales sont des documents
uniques. Dans la plupart des cas, les pièces transmises
aux autres administrations et collectivités (Préfecture,
DDE, tribunal, etc.) sont détruites.
Les communes sont propriétaires de leurs archives à
l'exception de certains documents comme l'état civil ou le
cadastre, dont la propriété demeure à l'Etat.
- Une dépense obligatoire.
Les frais de conservation des archives constituent une dépense
obligatoire pour les communes : art. L. 2321-2 du Code Général
des Collectivités Territoriales
3 - ROLE DE L'ETAT ET DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES
- Contrôle scientifique et technique
Les archives communales, en tant qu'archives publiques, sont soumises
au contrôle scientifique et technique de l'Etat. Le Préfet
exerce ce contrôle par l'intermédiaire du directeur
des Archives départementales.
Celui-ci ou son représentant rend visite aux communes pour
vérifier la composition des archives et leur état
de conservation. Chaque visite donne lieu à la rédaction
d'un rapport, signé sous couvert du Préfet et adressé
au Maire.
Ces rapports existent en Savoie depuis 1863.
- Le récolement : un acte réglementaire
Un procès verbal de décharge et de prise en charge
des archives communales doit être établi à chaque
changement de maire ou renouvellement de municipalité. Il
transfère la responsabilité des archives de l'ancien
au nouveau maire.
Ce procès-verbal doit être accompagné d'un
inventaire détaillé des dossiers communaux ou à
défaut d'une liste des principaux documents : le récolement.
La rédaction de ce récolement requiert une grande
précision. Il permet au maire sortant de certifier la présence
en mairie des archives qui lui ont été confiées
lors de son entrée en fonction ainsi que des dossiers créés
pendant l'exercice de son mandat.
Il permet au nouveau maire de connaître la composition des
archives de la commune et le décharge des disparitions éventuelles
survenues avant son arrivée.
- Aménagement des locaux d'archives
Les travaux effectués dans les locaux consacrés aux
archives doivent être soumis au Préfet pour autorisation
et visa.
- Conseil et assistance
Les Archives départementales sont à la disposition
des communes pour les aider à résoudre les problèmes
pratiques liées à la conservation et au traitement
des archives.
Les Archives peuvent fournir des adresses de relieurs et de restaurateurs,
de fournisseurs de matériel (rayonnage, boîtes, sangles)
Elles peuvent également fournir tous les textes réglementaires
relatifs aux archives.
4 - ROLE DU CONSEIL GENERAL DE LA SAVOIE
Lorsque qu'une commune embauche un archiviste professionnel pour
classer ses archives, elle peut prétendre (sous certaines conditions)
à une subvention du Conseil Général. Cette subvention
peut aller jusqu'à 25% de la totalité des frais engagés.
Ne pas hésiter à contacter les Archives départementales
pour avoir plus de renseignements.
Annexes : Textes normatifs et réglementaires relatifs
aux archives
Voir le site de la direction des Archives de France
: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html
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