OneNote – 20 Astuces indispensables

Dans cet article, je vous dévoile les 20 astuces incontournables pour optimiser votre utilisation de OneNote de Microsoft. Ayant précédemment expliqué les fondamentaux du carnet de notes numérique de Microsoft, il est temps d’examiner les options, peut-être méconnues, qu’offre OneNote pour la saisie, la gestion et le partage efficaces de vos notes.

Si vous demeurez jusqu’à la conclusion, je partagerai avec vous une technique experte pour OneNote, méconnue de nombreux utilisateurs. Puisque vingt astuces constituent une grande quantité, allons droit au but.

Astuce OneNote 1 : protéger les sections par mot de passe

Si vous désirez préserver vos notes de l’indiscrétion, la fonction de mot de passe pour les sections est un atout précieux. Pour sécuriser une section, ouvrez OneNote, sélectionnez Vérifier, puis Mot de passe. On vous demandera d’inscrire un mot de passe et de le valider. Initialement, la section demeure accessible, étant donné que vous venez d’introduire le mot de passe. Cependant, si vous optez pour « Verrouiller tout » ou si vous naviguez vers une autre section, il vous faudra introduire le mot de passe chaque fois que vous souhaiterez consulter les notes de la section sécurisée.

Si le mot de passe est exact, vous avez la possibilité de le modifier ou de le supprimer via le menu contextuel à droite. Dans les rubriques Options et Avancé , vous pouvez régler la cadence de verrouillage d’une section sécurisée par mot de passe lors de votre sortie.

Astuce OneNote 2 : Traduire

Si vous désirez traduire des notes dans une autre langue, OneNote vous facilite la tâche avec sa fonction de traduction intégrée. Dans l’application, vous trouverez cette fonctionnalité sous Réviser et Traduire, deux options de menu qui renvoient au même service. Notez qu’il existe également une variante de l’application, OneNote pour Windows 10, qui propose quelques fonctionnalités différentes.

Pour votre information, vous avez la possibilité de faire traduire des segments de texte individuels ou des paragraphes entiers pour substituer votre texte source, une action réalisable en cliquant sur le bouton Insérer. Bien que la traduction soit de qualité, le formatage du texte peut parfois ne pas être parfaitement conservé.

Si vous désirez traduire plus que des sections individuelles, sélectionnez « Page » dans la barre supérieure latérale. Choisissez ensuite votre langue cible et OneNote générera immédiatement une sous-page pour votre page en cours, où l’intégralité du texte sera traduite.

Astuce OneNote 3 : Dicter des notes

Cette fonction n’est pas propre à OneNote, elle relève en réalité de Windows. Où trouverait-on une utilisation plus appropriée de la dictée que pour consigner des éclairs de pensée ? Pour activer cette fonction, rendez-vous dans les paramètres de reconnaissance vocale et assurez-vous que Windows est informé de la langue dans laquelle vous vous exprimez. J’ai installé les packs de langue pour le français et l’anglais américain, avec le français comme langue de reconnaissance vocale choisie. Par ailleurs, si vous voulez incorporer d’autres langues, vous pouvez le faire dans « Heure et langue », puis « Langue et région ».

Une fois assurés de la compréhension de Windows, notre objectif est désormais de dicter une note. Afin de réaliser cela, j’initialise la reconnaissance vocale en utilisant la combinaison de touches Windows H . Je suis alors en mesure de dicter directement ma note. Au cours de mes expérimentations, cette fonction s’est avérée étonnamment fiable.

Astuce OneNote 4 : Enregistrer des notes audio et vidéo

Il n’est pas impératif de transcrire vos notes orales en texte, vous avez également la possibilité de les consigner en tant que fichiers audio. Si vous désirez saisir une note visuelle, l’option d’enregistrement vidéo est à votre disposition pour l’ajouter dans vos notes. Ces actions peuvent être accomplies sans quitter OneNote. Pour cela, dirigez-vous vers Insérer où vous découvrirez les options Enregistrer l’audio et Enregistrer la vidéo.

En sélectionnant Enregistrer l’audio, l’enregistrement débute instantanément. En l’interrompant, un lien vers le fichier audio enregistré est automatiquement inséré dans nos notes. En double-cliquant, nous avons la possibilité d’écouter ce fichier audio et, comme vous le remarquerez, nous avons également la faculté de progresser ou de revenir en arrière pour un audio plus conséquent.

L’enregistrement de vidéos s’effectue de façon similaire : une simple pression sur le bouton associé déclenche instantanément le processus. Tout comme avec l’audio, un double-clic sur l’enregistrement permet sa lecture. Les fichiers d’enregistrement peuvent être repositionnés à volonté dans nos notes et, naturellement, reproduits et insérés comme une image ou un champ de texte.

Astuce OneNote 5 : Copier du texte à partir d’images

Une caractéristique peut-être surprenante de OneNote est la reconnaissance de texte intégrée dans les images. C’est extrêmement utile si, par exemple, vous n’avez qu’une capture d’écran d’un article dont vous avez besoin du contenu textuel pour l’édition. Plutôt que de recopier laborieusement le texte, nous laissons simplement OneNote l’analyser et l’intégrer à nos notes.

Effectuons une capture d’écran d’un article à l’aide du raccourci Windows Shift S . (Consultez aussi : 20 raccourcis pratiques pour Windows 11). J’intègre l’image contenant le texte de l’article dans mes notes via CTRL V. Ensuite, je sélectionne l’image, effectue un clic droit pour choisir l’option Copier le texte de l’image. Une fois cette option activée, le texte de l’image est copié dans le presse-papiers. En réutilisant CTRL V, nous collons ce texte extrait de l’image en format texte normal. C’est impressionnant, n’est-ce pas ?

Astuce OneNote 6 : Main levée dans la forme

Dans mon article sur OneNote, j’ai détaillé comment convertir un texte manuscrit en texte numérique standard. Pour ceux, à l’instar de moi, dépourvus de compétences artistiques, la fonction d’assistance au dessin de OneNote est inestimable : il s’agit de l’outil Main levée en forme. Il suffit de l’activer avant de dessiner. Dès lors, mes compétences en dessin, stagnantes depuis ma deuxième année de maternelle, ont connu une ascension remarquable – je suis désormais capable de créer des cercles et des ellipses, des triangles et des carrés nets. Jamais je n’aurais imaginé une telle avancée.

Astuce OneNote 7 : Garder OneNote au premier plan

Lors d’une réunion, si vous souhaitez que OneNote reste constamment visible sur votre écran, sans être occulté par un site web ou votre logiciel de messagerie, utilisez l’icône en forme de broche située sous l’onglet Affichage, marquée « Toujours au premier plan« . Un simple clic sur cette option garantit que OneNote se maintienne au premier plan jusqu’à une nouvelle action sur le même bouton.

Astuce OneNote 8 : OneNote en plein écran

Semblable à l’astuce antérieure, libérez de l’espace dans votre application OneNote en cliquant sur l’icône à double flèche située en haut à droite d’une page. Ceci masque tous les menus en haut et sur les pages, permettant l’utilisation optimale de l’espace de OneNote pour la prise de notes. En associant cela à la fonction « Toujours au premier plan » de l’astuce précédente, vous pouvez vous focaliser entièrement sur la rédaction de vos notes.

Astuce OneNote 9 : Consulter les versions précédentes d’une page

OneNote ne se contente pas de stocker la version actuelle d’une page, vous pouvez également utiliser l’historique pour afficher les états de stockage précédents de la même page. C’est utile lorsque vous avez supprimé un élément et que vous réalisez plus tard que vous en avez encore besoin. Pour voir les versions précédentes, placez votre souris sur le nom de la page dans le Sélecteur de page et faites un clic droit.

Le dernier élément visible est « Afficher les versions de la page« . Cet outil vous donne accès aux versions antérieures de la page en question. En sélectionnant l’une d’entre elles, les modifications par rapport à la version actuelle seront soulignées en couleur. Pour substituer la version présente par une précédente, il suffit de cliquer sur la barre jaune en haut de la page.

Vous avez ici la possibilité de restaurer cette ancienne version, c’est-à-dire d’en faire la version actuellement utilisée. Vous pouvez également copier le contenu sur une nouvelle page ou supprimer les anciennes versions de la page. Si vous ne souhaitez pas que OneNote conserve pour vous les versions des pages, vous pouvez également désactiver cette fonction pour l’ensemble du carnet de notes.

Astuce OneNote 10 : Partager un lien vers une page ou une section

Pour partager rapidement une note ou une section entière avec un collègue via un lien, effectuez un clic droit sur le titre de la page dans le menu Pages ou sur le nom de la section pour accéder à l’option « Copier le lien vers la section » ou « Copier le lien vers la page« .

Cliquez dessus et le lien vers ce contenu sera placé dans votre presse-papier. Vous pouvez maintenant le coller facilement, par exemple dans un e-mail. Il est important de noter que le destinataire doit avoir accès au carnet de notes dans lequel se trouve la section ou la page, sinon cela ne fonctionnera pas. Pour savoir comment fonctionne le partage des carnets OneNote, consultez mon premier article sur OneNote.

Astuce OneNote 11 : Insérer Excel et le modifier en ligne

Non seulement nous pouvons facilement insérer des feuilles de calcul Excel dans nos notes, mais nous pouvons également les modifier directement à partir de OneNote. Pour ce faire, insérez un fichier Excel via Insertion et Tableur .

Si vous possédez déjà une feuille de calcul, celle-ci sera importée dans votre environnement OneNote, sinon, elle y sera générée. En cliquant sur Modifier, une nouvelle interface apparaîtra où vous pourrez effectuer des modifications directement sur la feuille de calcul Excel. Une fois vos changements enregistrés et la fenêtre fermée, vous et tous les collaborateurs ayant accès au carnet de notes pourront visualiser votre version actualisée du fichier, ce qui est particulièrement avantageux pour le travail collaboratif.

Astuce OneNote 12 : Définir un modèle par défaut

Si vous préférez ne pas entamer vos notes sur une page vierge, vous avez la possibilité d’établir un modèle préétabli. L’aspect positif est que vous pouvez même attribuer un modèle distinct pour chaque section.

Disons que nous avons ici une section Planification hebdomadaire dans laquelle nous notons chaque semaine l’avancement de notre travail en répondant toujours aux mêmes questions. Nous ne voulons pas recopier les questions à chaque fois, mais les avoir toujours à portée de main. Pour cela, nous allons dans Insertion, puis Modèles de page. En haut, dans la barre latérale, Microsoft nous propose divers modèles que nous pourrions utiliser, mais dans la plupart des cas, nous souhaiterons créer notre propre modèle. Et c’est ce que nous faisons en bas, là où il est dit de toujours utiliser un modèle spécifique.

Ainsi, nous sélectionnons une version vierge de notre rapport hebdomadaire et cliquons en bas sur « Enregistrer la page actuelle comme modèle« . Nous baptisons ensuite ce modèle, tel que « Rapport hebdomadaire », et stipulons dans la boîte de dialogue suivante que ce dernier servira systématiquement de modèle à chaque création d’une nouvelle page dans cette section. Le nouveau modèle est désormais enregistré et lorsque nous ajoutons une page dans ladite section, les questions précédemment créées demeurent visibles.

Cependant, si nous passons à une autre section et y créons une nouvelle page, celle-ci sera toujours vide comme avant. Nous ne voulons pas remplir des rapports hebdomadaires dans chaque section de notre carnet de notes, n’est-ce pas ?

Astuce OneNote 13 : Changer la couleur de fond de la page

Non seulement pouvez-vous attribuer diverses teintes à vos sections, mais il est aussi possible de modifier la couleur de fond des pages, facilitant ainsi l’identification rapide de la section active de votre carnet. Pour modifier la couleur de la page active, sélectionnez Affichage puis Couleur de la page. Vous disposerez alors d’un choix élargi de nuances pastel pour l’arrière-plan, comme le cyan.

Si vous souhaitez utiliser cette couleur par défaut pour toutes les pages de cette section, vous pouvez utiliser l’astuce de modèle de l’astuce précédente. Nous allons donc dans Insertion -> Modèles de page et sélectionnons dans le menu déroulant Fond – Cyan – Divers formats de page. Et voilà, toutes les nouvelles pages de cette section auront la couleur d’arrière-plan cyan.

Astuce OneNote 14 : Créer une image comme arrière-plan d’une page

Supposons que vous ayez créé une belle image d’arrière-plan pour vos notes et que vous souhaitiez l’utiliser sur une page de notes. Vous pouvez maintenant insérer l’image de manière normale et dessiner ou écrire dessus, mais votre image reste toujours flexible et peut donc glisser.

Pour contourner ce problème, vous avez la possibilité de configurer une image intégrée en tant qu’arrière-plan de la page. Ainsi, elle demeurera immobile. Il vous suffit de sélectionner l’image à l’aide de la souris, puis d’effectuer un clic droit et d’opter pour l’option « Définir l’image comme arrière-plan« . L’image sera alors fixée et immuable. Vous maîtrisez désormais la création d’un modèle de page raffiné à partir de cette image.

Astuce OneNote 15 : Liens rapides vers des pages et des sections

Nous avons déjà vu dans l’astuce 10 comment créer un lien vers une page ou une section à l’aide de la souris. Cependant, si vous travaillez sur un texte plus important avec de nombreux liens, il peut être fastidieux de toujours naviguer avec la souris jusqu’à l’endroit approprié et de copier le lien.

Il existe un raccourci clavier à cet effet. Il suffit d’utiliser deux fois les crochets ([[) , puis de saisir le nom de la page ou de la section et de refermer vos crochets :

[[ma section]] [[ma page]]

Ainsi, vous avez établi une référence à cet élément dans votre texte, un procédé efficace qui optimise considérablement votre temps.

Astuce OneNote 16 : Raccourcis pour les tableaux et les listes

Dans notre discussion sur les raccourcis, poursuivons avec celui-ci. Il n’est pas nécessaire de créer des tableaux via le menu, vous pouvez simplement utiliser la touche de tabulation. Commencez par saisir du texte, ensuite, appuyez sur cette touche. À chaque pression sur Tab, une colonne supplémentaire est générée pour votre tableau. Une fois que vous avez ajouté suffisamment de colonnes, utilisez la touche Retour et continuez à compléter votre tableau jusqu’à son achèvement.

Vous pouvez également créer des listes en utilisant une combinaison de touches. Pour une liste de points, utilisez CTRL . pour une liste numérotée, utilisez CTRL ,

Pour déplacer le contenu d’une ligne, que ce soit dans les tableaux ou les listes, vers le haut ou le bas, utilisez Alt Shift en conjonction avec les touches fléchées correspondantes. Cela vous permettra de gagner un temps précieux.

Vidéo explicative des astuces OneNote

Astuce OneNote 17 : Développer et réduire les listes

Nous continuons avec les listes. La manipulation de longues listes peut rapidement sembler déroutante. Pour conserver une vision globale, vous pouvez aisément compacter les listes, pourvu qu’elles aient un titre. Il suffit de double-cliquer sur la flèche grise située à gauche de l’en-tête pour compacter la liste correspondante. Double-cliquez à nouveau pour l’expander.

Astuce OneNote 18 : Menu latéral à gauche plutôt qu’à droite

Je ne sais évidemment pas pour vous, mais j’ai trouvé un peu déroutant que les menus des carnets et des sections de OneNote soient à gauche, alors que le menu des pages est par défaut à droite. Le regard se déplace donc inévitablement d’un bord à l’autre de l’écran.

Heureusement, cette configuration peut être modifiée. Il suffit simplement de se rendre dans Fichier -> Options -> Affichage et de cocher la case « Onglet Pages à gauche« . Ainsi, le menu latéral se transpose à gauche, permettant une vision intégrale de la hiérarchie de nos carnets de notes.

Astuce OneNote 19 : « Imprimer » un fichier dans OneNote

Si vous ne souhaitez pas simplement transférer un autre fichier dans votre carnet de notes en tant que référence, mais que vous avez besoin des informations qu’il contient de manière lisible dans vos notes, vous pouvez « imprimer » son contenu. C’est particulièrement utile pour les PDF et les diapositives de présentation. Il faut cliquer sur Insérer et Imprimer le fichier. Dans la boîte de dialogue suivante, nous sélectionnons la présentation et toutes les diapositives sont insérées dans les notes de manière lisible. Vous pouvez faire la même chose avec les PDF.

💡 Savez vous utiliser l’outil web Capture Tools? 📸

Astuce OneNote 20 : Web Clipper comme extension de navigateur

Lorsque vous faites des recherches et que vous rassemblez des informations sur le World Wide Web, ce petit outil peut vous faire gagner un peu de temps. Le Web Clipper de OneNote est disponible pour tous les navigateurs courants, je l’ai installé ici dans Chrome. Après l’installation, nous devons d’abord nous connecter avec notre compte Microsoft, que nous utilisons également pour OneNote.

Par la suite, nous pouvons spécifier l’emplacement de stockage du contenu du Web Clipper. Ce dernier nous offre la latitude de copier intégralement une page web, de capturer une portion d’écran ou, dans une fonctionnalité intéressante, de transformer un article en un format texte de notre préférence. Nous avons également la possibilité de mettre en évidence certains passages dans le Clipper avant de les sauvegarder dans le bloc-notes. Une fois revenus dans OneNote, nous n’avons qu’à patienter brièvement pour que l’article se manifeste au lieu désigné dans le bloc-notes et que les passages surlignés soient aussi transférés. Par conséquent, le Web Clipper favorise grandement la rapidité des recherches sur le web.

Astuce bonus pour OneNote : créer des pages à partir d’une liste

Cela fait beaucoup de conseils OneNote. Je vous remercie d’être resté jusqu’ici. Comme promis au début, j’ai une astuce bonus pour vous remercier. Et c’est maintenant :

Si vous voulez créer beaucoup de pages à la fois, il y a une astuce sympa que tout le monde ne connaît vraiment pas. Disons que nous voulons créer une page pour chaque employé dans notre carnet, par exemple pour les entretiens avec eux. Pour ce faire, nous n’avons rien d’autre à faire que de noter les noms des collègues les uns en dessous des autres. Ensuite, nous sélectionnons le texte – attention, ne sélectionnez pas toute la zone de texte, mais les noms exacts pour lesquels nous voulons créer des pages. Puis nous cliquons sur le bouton droit de la souris. Et maintenant, nous choisissons « Lier aux pages » et voilà – OneNote nous a déjà créé une page pour chaque nom.